Daj mi pracę

Coraz częściej można spotkać faktury które przesyłane są do klienta drogą elektroniczną. Oszczędza to czas i pieniądze, gdyż o wiele taniej jest wysłać fakturę online, niż drukować ją. Można by powiedzieć, że jakie są koszty w przypadku wydrukowania faktury, przecież to grosze. Owszem, ale jeśli dana firma drukuje kilkaset faktur, a może nawet kilka tysięcy miesięcznie? Wtedy to juz chyba nie są wcale takie grosze jak się to może wydawać.

Faktura online jest już oferowana przez usługodawców telekomunikacyjnych, którzy proponują właśnie taki sposób rozliczania się, czyli poprzez wysyłanie faktury na e-mail w formie elektronicznej. Sposób jest jak najbardziej dobry, nie mniej jednak tego typu rzeczy mają szansę przyjąć się dopiero za kilka lat, kiedy ludzie już nieco przyzwyczają się do nowoczesności i rozwiązań, jakie ona ze sobą niesie. Obecnie wielu z nich czuje bowiem zwykły strach przed tymi technologiami, oczywiście młodym osobom wydaje się to śmieszne, jednak jest jak najbardziej zrozumiałe.

Po drugie, starsze osoby nie zawsze radzą sobie z komputerem. Nie mam tutaj na myśli wszystkich, jednak w większości przypadków jest taki problem, iż ktoś może nawet nie wiedzieć co to jest komputer, nie mówiąc już o odbieraniu rachunków poprzez pocztę elektroniczną. Wielu ludzi jednak już korzysta z tej możliwości i jak na razie każdy jest zadowolony, gdyż jest to na pewno wygodniejszy sposób i w pewnym sensie tez ochrona środowiska ponieważ nie ma konieczności drukowania faktury na papierze.

Kiedyś przeczytałem bardzo ciekawy wywiad z księgowym z tak zwanej starej daty, który pamięta czasy, kiedy to praca księgowego nie wyglądała tak dobrze jak dziś. Trzeba było się bowiem zmagać z wieloma dokumentami i wszystko robić ręcznie. Ci ciekawe, człowiek ten nie mógł wprost nacieszyć się z tego, że przyszłe pokolenia będą mieć takie ułatwione zadanie w pracy księgowego.

Dzieje się tak oczywiście dzięki rozwojowi oprogramowania dla księgowości, które przebiega w zawrotnym tempie. Obecnie nie jest problemem, aby dostać bardzo dobry program do fakturowania i to w nim przeprowadzać wszystkie operacje dotyczące wystawiania tych dokumentów. Tym bardziej, iż oferują one wiele różnych wzorów faktur, które używane są w zależności od potrzeb i wymagań klienta.

Czyni to łatwiejszą pracę nie tylko księgowego, ale i również przedsiębiorcy, który księgowość prowadzi samodzielnie. Chociaż jeśli chcemy wziąć na siebie księgowość to przydadzą nam się darmowe programy księgowe, które można ściągnąć bez obaw z naszego dobrego internetu. Takie aplikacje posiadają bowiem wiele ciekawych narzędzi, które mogą na przykład prowadzić rejestr klientów, dodatkowo oferować liczne statystyki i wykresy. W zależności od tego jaki typ programu wybierzemy, dostaniemy różne możliwości, gdyż wszystkie one na jakiś sposób się od siebie różnią pod względem funkcjonalności. Kluczowe jest też znaczenie czy program jest darmowy, czy też posiada płatną licencję na jego użytkowanie, takie też się od siebie przeważnie bardzo różnią.

Przy wystawianiu faktur VAT bardzo często zdarzają się błędy, które musza być w jak najszybszym czasie poprawione, gdyż później możemy o tym zapomnieć i niekiedy zostawić tak jak jest, a następnie urzędnicy podczas kontroli na pewno nam to wypomną.

Korekta faktury może być bez problemu dokonana w programie komputerowym do wystawiania faktur, wystarczy tylko, ze odnajdziemy specjalnie do tego przeznaczony wzór i wprowadzimy prawidłowe dane w celu korekty. I to wszystko, pamiętajmy jednak, aby wydrukować również kopię, ponieważ faktura korygująca jest traktowana jak każda inna i także musi zostać zaksięgowana.

Sprawa wygląda nieco inaczej, jeśli faktury mamy w wersji elektronicznej na komputerze, co jest teraz coraz częściej spotykane. Wtedy należy tam nanieść poprawki oraz dołączyć poprzez program do tamtej faktury.

Jeśli jednak nie korzystamy z żadnego specjalnego programu komputerowego, w którym możemy znaleźć wzór faktury korygującej, to pamiętajmy, że jeśli drukujemy na standardowym formularzu, to koniecznie trzeba dołączyć do niej odpowiednią notę, które świadczy o tym, iż jest to faktura korygująca błędy z innej. W każdym wypadku nie można o tym zapomnieć, gdyż w przeciwnym razie może nam się to wszystko pomieszać i tylko narobimy sobie bałaganu w papierach, a tego na pewno nikt nie chce. Szczególnie jest to ważne w razie kontroli z Urzędu skarbowego, gdyż wtedy wszystko musi być dopięte na ostatni guzik w księgowości, żebyśmy nie musieli płacić kary pieniężnej za ewentualne błędy jakie zostaną znalezione.

W tak rozległej dziedzinie jaką niewątpliwie jest księgowość możemy wyróżnić bardzo wiele dokumentów, które przedsiębiorca będzie używał w codziennej pracy lub przynajmniej raz na jakiś czas.  Najpopularniejszymi z nich i najbardziej znanymi są oczywiście faktury VAT. Dziś jednak pozwolę sobie opisać nieco mniej znany model faktury, jaką jest faktura pro forma.

Co warto wiedzieć każdemu na temat faktury poro forma? Otóż jest to, można powiedzieć, taka zapowiedź ostatecznej faktury jaka zostanie wystawiona i zaksięgowana. Sama faktura pro forma nie ma absolutnie żadnej mocy prawnej i nie może zostać zaksięgowana.

Co daje tak naprawdę wystawienie takiej faktury? Jest to pewnego rodzaju umowa przedwstępna pomiędzy klientem a sprzedawcą, kiedy klient nabędzie dany towar, to wraz z momentem przekazania pieniędzy jest mu udostępniana prawidłowa faktura, która może służyć na przykład jako reklamacja sprzętu zakupionego w sklepie.

Można by sie spierać o to, jaki tak naprawdę jest sens wystawiania faktury pro forma, gdyż tak naprawdę nie musi być wystawiana za każdym razem, ale głównie na życzenie klienta, który planuje zakupić coś u jakiegoś dostawcy. Warto jednak wiedzieć, że istnieje coś takiego gdyż jeśli klient sobie ją zażyczy to nie zrobimy wielkich oczu, ale spokojnie odnajdziemy w programie do faktur odpowiedni wzór i wydrukujemy ją klientowi. Dzięki temu zyskujemy w oczach każdego jako ktoś, kto profesjonalnie podchodzi do każdej realizowanej transakcji i wie na czym polegają dane procedury.

Żadna firma nie mogłaby obejść się bez faktur VAT, które są dowodami księgowymi i niezbędnymi dokumentami przy rozliczaniu się z Urzędem Skarbowym. Jednak to nie jedyne czego wymaga od przedsiębiorcy ta instytucja.

Musi być również poprawnie prowadzona księgowość, ponieważ w razie jakiejkolwiek niezapowiedzianej kontroli z Urzędu Skarbowego będziemy musieli odpowiadać za wszystkie popełnione w księgowości błędy. Chyba, ze naszą księgowość obsługuję zewnętrzna firma, taka jak na przykład biuro rachunkowe, wtedy to ono ponosi odpowiedzialność za to, że wpędziło nas w kłopoty.

Jeśli więc decydujemy się na to, że samodzielnie zajmiemy się naszą księgowością to warto zaopatrzyć się w darmowe programy księgowe, które ułatwią nam ten proces oraz zapobiegną powstawaniu wielu błędów, na które nie można sobie absolutnie pozwolić. Często jest bowiem tak, że z pozoru mały błąd ciągnie się za nami z bardzo dużymi konsekwencjami. nie ma więc co robić sobie kłopotów, tym bardziej, że darmowe programy księgowe są dostępne w internecie i bezproblemowo można je sobie pobrać.

Dzięki temu nie tylko zwiększymy naszą skuteczność jeśli chodzi o prowadzenie księgowości, ale i również będziemy mieli większy pogląd na sytuację finansową firmy, gdyż w jednym miejscu dostaniemy bardzo wiele ciekawych informacji na temat dochodów, rozchodów i tak dalej. Czyni to takie programy bardzo ciekawymi propozycjami dla każdego zainteresowanego, gdyż naprawdę pomagają w prowadzeniu księgowości w firmie.

Czasami chcielibyśmy, aby faktury VAT wypełniały się same, bo ile to rzeczy by uprościło i przede wszystkim przyspieszyło. Niestety, aż na takie udogodnienia nie mamy co liczyć, nie mniej jednak nie brakuje na rynku rozwiązań, które mają za zadanie maksymalnie ułatwić nam fakturowanie i nie tylko. W tym artykule chciałbym nieco przybliżyć tematykę programów do fakturowania, które stały się ostatnimi czasy niemal nieodłączne w pracy księgowego i przedsiębiorcy.

Ważne jest, aby aplikacja, jaką sobie wybierzemy posiadała wiele funkcji, które ułatwią nam wystawianie faktur VAT. Powinna więc mieć możliwość wybierania różnych druków faktur, tak, żebyśmy w razie czego mieli szybki dostęp do rozmaitych możliwości w zależności od wymagań klienta. Nieraz bowiem zdarzy sie tak, że ktoś będzie chciał najpierw fakturę pro forma i co wtedy? Otóż wybieramy sobie tylko odpowiedni wzór i wprowadzamy dane, potem pozostaje tylko wydrukować fakturę klientowi i to wszystko.

Jeszcze kilka lat temu wiązałoby sie to ze żmudnym wypisywaniem wszystkiego ręcznie, dziś takie programy to codzienność i na pewno nikt nie wraca do przestarzałych metod, które odeszły w niepamięć wraz z nadejściem komputerów i programów do fakturowania. Stały się one już tak powszechne, że w zasadzie nikogo nie dziwi ich używanie, a ich twórcy co jakiś czas wypuszczają odpowiednie aktualizacje, aby sprostać ciągle rosnącym wymaganiom klientów oraz wymogom rynku, bo jak wiadomo przepisy zmieniają sie co jakiś czas.